Penanganan surat bisnis sangat penting dalam suatu perusahaan. Sebenarnya dalam menangani hal surat-menyurat sangat banyak jenisnya, salah satunya adalah dengan sistem buku agenda. Sistem tersebut menggunakan sebuah buku agenda guna sebagai media pencatatan surat masuk ataupun surat keluar. Buku tersebut sendiri digunakan hanya dalam jangka waktu 1 tahun saja. Seorang petugas yang bertugas untuk melakukan kegiatan tersebut dinamakan agendaris. Dalam sistem tersebut memiliki 3 macam jenis yaitu :

  • Buku agenda kembar

Digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara terpisah.

  • Buku agenda berpasangan

Pencatatan dilakukan pada halaman pada kanan dan kiri, ataupun sebaliknya.

  • Buku agenda tunggal atau campuran

Mencatat surat masuk dan surat keluar secara berurutan.

Dalam penanganan surat dalam sistem buku agenda tentunya memilik sebuah istilah, berikut adalah istilah-istilahnya :

  • Cap agenda

Cap ini berupa segi empat yang dibutuhkan ketika ada surat masuk yang sebelumnya telah dicatat di dalam buku agenda dan diisi berdasarkan isian yang didapatkan dari buku agenda tersebut.

  • Taklik

Berupa suatu tanda seperti paraf dari seorang petugas pengisi buku agenda yang berguna untuk memberikan nilai apakah surat keluar yang baru diketik oleh seorang karyawan sudah benar atau belum, sebelum diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani

  • Blanko surat

Sebuah kepala surat yang telah dicetak dalam surat yang akan dikirimkan.

  • Buku verbal

Sebuah buku yang berfungsi untuk mencatat semua surat keluar dengan jangka waktu 1 tahun. Buku ini juga dapat disebut dengan agenda keluar dan verbalis adalah orang yang bertanggung jawab dalam urusan ini.

  • Buku ekpedisi

Berfungsi untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat yang tentunya memiliki petugas yang bertanggung jawa yaitu ekspeditor.

  • Disposisi

Sebuah perintah pimpinan yang singkat yang ada kaitannya dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan.

  • Blanko konsep

Sebuah formulir yang dikhususkan untuk membuat suatu konsep surat.

  • Buku klaper atau arsip

Merupakan sebuah buku yang memiliki fungsi untuk mencatat surat yang akan disimpan yang terbagi atas kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.

 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here